Politika varstva osebnih podatkov

Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti uporabnike storitev, prostovoljce, zaposlene ter sodelavce in druge osebe (v nadaljevanju: posameznik), ki so na kakršenkoli način povezani z Društvom prostovoljcev Vincencijeve zveze dobrote (v nadaljevanju: društvo) o namenih in pravnih podlagah, varnostnih ukrepih ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja društvo.

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Vaše osebne podatke obdelujemo v skladu z Uredbo (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: Splošna uredba), Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22) in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov je:
Društvo prostovoljcev Vincencijeve zveze dobrote
Miren 216, 5291 Miren
E-pošta: info@drustvo-vzd.si
Telefon: 05 398 43 00

Pooblaščena oseba

V skladu z določilom 37. člena Splošne uredbe je društvo imenovalo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov:
Ema Hostnik
E-pošta: info@drustvo-vzd.si

Telefon: 031 220 581

Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katerokoli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom (v nadaljnjem besedilu: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki); določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

Nameni obdelave podatkov

Vaše osebne podatke društvo uporablja za enega ali več navedenih namenov:

  • izvajanje dejavnosti,
  • organizacija in koordinacija dejavnosti in dela,
  • kvalitetnejše in bolj celostno izvajanje dejavnosti,
  • vodenje evidenc prisotnosti,
  • analiza udeležbe na dejavnosti,
  • evidentiranje dejavnosti na daljavo s posnetki zaslona,
  • pošiljanje obvestil, navodil in priporočil v povezavi z izvajanjem dejavnosti,
  • obveščanje o drugih dejavnostih društva,
  • dokumentiranje dejavnosti,
  • objava fotografij in videoposnetkov v promocijske namene (promocija dejavnosti ter promocija prostovoljskega dela) v tiskanih medijih, na plakatih na javnih mestih, na televiziji, na internetu (spletna strani www.brezdomec.si ter http://www.mirenski-grad.si, občinske spletne strani …) in družbenih omrežjih društva (na Facebook straneh, Instagram računih …) in sorodnih organizacij (Vincencijeva zveza dobrote, Zavod Vincencijeve zveze dobrote za vzgojo znanje in družino ter Samostan lazaristov Mirenski Grad),
  •  izpolnjevanje drugih pogojev, ki so določeni v pogodbah o sofinanciranju.

Društvo zbira tudi nekatere občutljive osebne podatke (zdravstvene težave, diete, družinske razmere …) z namenom organizacije in kvalitetnejšega izvajanja dejavnosti.

Navedeni nameni obdelave osebnih podatkov se uveljavljajo v skladu z nameni izvajanja dejavnosti, ki vas povezujejo z društvom.

Podlage za obdelavo podatkov

Društvo zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

  • obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
  • obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
  • posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov.

Obdelava na podlagi izvajanja pogodbe

Ko z društvom sklenete določeno pogodbo (prijavnica na dejavnost) ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Vaše osebne podatke smemo tako obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe. Če osebnih podatkov ne posredujete, društvo ne more skleniti pogodbe in izvajati predvidene dejavnosti, saj za izvedbo nima potrebnih podatkov. 

Obdelava na podlagi zakonitega interesa

Društvo obdeluje osebne podatke na podlagi zakonitega interesa za namen vodenja evidenc ter izpolnjevanja pogojev, ki so določeni v pogodbah o sofinanciranju. Po Splošni uredbi slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. 

Obdelava na podlagi privolitve

V kolikor društvo nima druge pravne podlage, vas sme zaprositi za privolitev. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke tudi za naslednje namene:

  • naslov prebivališča in naslov elektronske pošte za namene obveščanja in komunikacije;
  • objavo fotografij in videoposnetkov v promocijske namene (promocija dejavnosti ter promocija prostovoljskega dela) v tiskanih medijih, na plakatih na javnih mestih, na televiziji, na internetu (spletna strani www.brezdomec.si ter http://www.mirenski-grad.si, občinske spletne strani …) in družbenih omrežjih društva (na Facebook straneh, na Instagram računih @mirenskigrad  in @drustvo_prostovoljcev_vzd …) in sorodnih organizacij (Vincencijeva zveza dobrote, Zavod Vincencijeve zveze dobrote za vzgojo znanje in družino ter Samostan lazaristov Mirenski Grad);
  • druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če podate soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega ne želite več, lahko zahtevate prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom, ki ga pošljete po elektronski pošti pooblaščeni osebi ali z redno pošto na naslov društva.

Uporabniki osebnih podatkov

Osebni podatki bodo razkriti naslednjim tretjim osebam, med katere se ne štejejo zaposleni v društvu:

  • prostovoljci društva;
  • študentje, praktikanti, pripravniki in dijaki, ki v društvu opravljajo študijske in šolske obveznosti;
  • na podlagi izrecne zahteve tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, zakonitem interesu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.

Hramba in izbris osebnih podatkov

Društvo hrani osebne podatke skladno z veljavnimi predpisi s področja varstva osebnih podatkov in zahtevami financerjev dejavnosti oz. dokler je to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani:

  • Celostna pomoč brezdomcem za aktivno vključevanje v družbo 6 let po koncu udeležbe v dejavnosti,
  • Center za družine Mirenski Grad 5 let po koncu financiranja programa oz. 10 let po koncu udeležbe v dejavnosti,
  • Šola prostovoljstva 10 let po koncu udeležbe v dejavnosti.

Po preteku obdobja hrambe društvo osebne podatke učinkovito in trajno izbriše ali anonimizira, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

Prenos osebnih podatkov v tretje države

Društvo v nobenem primeru ne bo posredovalo vaših osebnih podatkov tretjim nepooblaščenim osebam.

V skladu s Splošno uredbo se nekateri vaši osebni podatki prenašajo v tretje države. To pomeni, da se osebni podatki z objavo na družbenih omrežjih in uporabo spletnih aplikacij, posredujejo upravljavcu družbenega omrežja ali spletne aplikacije. 

Evropska komisija je dne, 23. 7. 2023 sprejela sklep o ustreznosti okvira EU-ZDA za varstvo zasebnosti podatkov. V sklepu ugotavlja, da Združene države Amerike za osebne podatke, ki se znotraj novega okvira posredujejo ameriškim podjetjem iz EU, zagotavljajo ustrezno varstvo, primerljivo z ravnjo varstva v Evropski uniji.

Varovanje podatkov in točnost podatkov

Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o ravnanju z osebnimi podatki in o načinu varovanja osebnih podatkov v Društvu prostovoljcev VZD, ki ga je društvo sprejelo dne 25. 3. 2019.

Društvo se bo trudilo, da bo vaše osebne podatke v okviru obdelave prenašalo točno. Po potrebi se bo podatke ažuriralo, zato se lahko društvo obrne na vas za potrditev njihove točnosti.

Prosimo, da društvu pri varovanju vaših osebnih podatkov pomagate tako, da tudi sami poskrbite za njihovo varnost. 

Pravice posameznika glede obdelave podatkov

V skladu s Splošno uredbo imate naslednje pravice: 

  • do dostopa ali seznanitve z lastnimi osebnimi podatki (katere osebne podatke društvo vodi, zakaj jih obdeluje, pravica do kopije osebnih podatkov …),
  • do popravka osebnih podatkov (društvo na vašo zahtevo popravi netočne ali neažurne osebne podatke in dopolni nepopolne),
  • do izbrisa osebnih podatkov (na vašo zahtevo društvo v skladu s Splošno uredbo izbriše vaše osebne podatke, ki jih je zbralo na podlagi vaše privolitve),
  • do omejitve obdelave osebnih podatkov (na vašo zahtevo društvo preneha z obdelavo določenih vaših osebnih podatkov ali preveri razloge za njihovo nadaljnjo obdelavo),
  • do prenosljivosti osebnih podatkov (na vašo zahtevo društvo posreduje osebne podatke drugemu upravljavcu v berljivi obliki),
  • do ugovora obdelavi osebnih podatkov (društvo preneha obdelovati vaše osebne podatke, ki jih je obdelovalo na podlagi zakonitega interesa),
  • do pritožbe s pisno zahtevo, poslano na elektronski naslov pooblaščene osebe ali na naslov društva za varstvo osebnih podatkov,
  • do preklica privolitve oziroma soglasja, ki ste ga podali za zbiranje, obdelavo in prenos vaših osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da ste umaknili svojo privolitev, bo društvo prenehalo obdelovati vaše osebne podatke za namene, ki ste jih prvotno sprejeli, razen če nima druge zakonite pravne podlage za to, da to stori zakonito. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica.

Če želite uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, pošljite zahtevek po elektronski pošti ali z redno pošto na naslov društva.

Dostop do vaših osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za vas brezplačno. Vendar pa lahko društvo zaračuna razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko društvo zahtevo tudi zavrne.

V primeru uveljavljanja zgoraj naštetih pravic bo društvo od vas zahtevalo določene informacije, ki bodo pomagale pri potrditvi vaše identitete, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

Pri uveljavljanju zgoraj naštetih pravic lahko uporabite tudi obrazec Informacijskega pooblaščenca, ki je dosegljiv na njihovi spletni strani. Povezava na: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/

Če imate kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, se lahko vedno obrnete na nas.

Objava sprememb

Vsaka sprememba politike varstva osebnih podatkov v društvu bo objavljena na naši spletni strani. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

Politiko varstva osebnih podatkov je društvo sprejelo na 14. rednem občnem zboru, 25. 3. 2019.